पत्र लेखन एक नजर में
किसे और किसलिए? प्रश्न में दो बातों पर ध्यान दीजिए: पत्र पाने वाला कौन है, और उसे क्या बताना या उससे क्या माँगना है। “इलाज के लिए प्रधानाध्यापक को आवेदन” में पाने वाले प्रधानाध्यापक हैं और उद्देश्य है अवकाश। “बड़े भाई को वार्षिक परीक्षा की तैयारी का हाल” में पाने वाले भैया हैं और उद्देश्य है तैयारी की खबर देना। पत्र और संवाद के बीच “अथवा” हो तो एक विकल्प चुनिए। पत्र चुना है, तो उसी का पूरा उत्तर लिखिए।
पत्र का ढाँचा। विद्यालय के आवेदन में “सेवा में”, अधिकारी का पद, विद्यालय और स्थान लिखिए। उसके बाद दिनांक, विषय और संबोधन। अंत में अपना नाम, कक्षा और अनुक्रमांक। किसी कार्यालय को शिकायत भेज रहे हैं तो अपना पता भी दीजिए, ताकि जरूरत पड़ने पर आपसे संपर्क हो सके। निजी पत्र में सबसे पहले अपना पता और दिनांक लिखिए। उसके बाद रिश्ते के हिसाब से “आदरणीय भैया, सादर प्रणाम” या “प्रिय सखी, सप्रेम नमस्ते” जैसा संबोधन। संदेश के बाद उसी रिश्ते के अनुसार पत्र समाप्त कीजिए।
मुख्य बात। आवेदन में अपना परिचय देकर कारण लिखिए। “मुझे जाँच के लिए अस्पताल जाना है” कारण है, और “मुझे 11 से 13 अगस्त तक तीन दिन का अवकाश देने की कृपा कीजिए” निवेदन। कोई सुविधा माँग रहे हैं तो जगह और परेशानी साफ लिखिए। “बरामदे के पास वाले शौचालय में पानी नहीं आता” पढ़कर तुरंत पता चल जाता है कि काम कहाँ चाहिए। शुल्क माफी वाले प्रश्न में शुल्क माफ करने का ही निवेदन कीजिए। शुल्क भरने की तारीख बढ़वाना एक अलग निवेदन है।
निजी पत्र में अपनापन। बधाई की वजह सबसे पहले लिखिए, जैसे छोटी बहन को “वाद-विवाद में पहला स्थान मिलने पर बहुत बधाई।” उसके अभ्यास की कोई बात याद हो तो वह भी जोड़िए। बड़े भाई को तैयारी की खबर देनी हो तो एक पूरा हो चुका काम और एक चल रहा काम लिखिए: “हिंदी के गद्य पाठ दोहरा लिए हैं। अब विज्ञान का एक प्रश्नपत्र समय देखकर हल करूँगा।” मित्र को बुलाना हो तो तारीख, समय, जगह और अवसर दीजिए। “कभी आ जाना” से उसे कुछ पता नहीं चलेगा।
आखिरी जाँच। प्रश्न दोबारा पढ़िए और पत्र को प्राप्तकर्ता, उद्देश्य और मुख्य जानकारी से मिलाइए। आवेदन का विषय और आखिरी निवेदन, दोनों एक ही काम की बात करते हों। अवकाश में तारीखें और दिनों की संख्या गिनिए: 11 से 13 का मतलब है 11, 12 और 13, यानी तीन दिन। निजी पत्र में अभिवादन और समापन रिश्ते के अनुसार हों। बड़े भाई को “आप” से शुरू किया है, तो बीच में “तुम” पर मत आइए। प्रश्न में दिया नाम, स्थान या तारीख ज्यों की त्यों रखिए। अंत में अपना नाम और जहाँ जरूरी हो, कक्षा और अनुक्रमांक देख लीजिए।
आवेदन का क्रम
प्राप्तकर्ता और विद्यालय → दिनांक और विषय → संबोधन → अपना परिचय और कारण → साफ निवेदन → समापन और पहचान। जैसे, पहले टूटी खिड़की की बात लिखिए और फिर उसकी मरम्मत का निवेदन कीजिए।
निजी पत्र का क्रम
अपना पता और दिनांक → रिश्ते के अनुसार संबोधन और अभिवादन → मौका या खबर → एक-दो जरूरी बातें → रिश्ते के अनुसार समापन और अपना नाम।
कॉपी में दो पत्र लिखिए
पहला पत्र प्रधानाध्यापिका को लिखिए और खेल के सामान की मरम्मत का निवेदन कीजिए। उसमें बताइए कि किस सामान में क्या खराबी है। दूसरा पत्र अपने छोटे भाई को उसके पहले चित्रकला पुरस्कार पर बधाई देते हुए लिखिए। फिर दोनों पत्रों के संबोधन और समापन आपस में मिलाकर देखिए कि फर्क कहाँ है।
अब 25 प्रश्नों की क्विज़ कीजिए।